Archiwizacja a zarządzanie dokumentacją – jaki system wybrać? » Fotoparked.com Fotoparked.com

Fotoparked.com

Archiwizacja a zarządzanie dokumentacją – jaki system wybrać?

Przetwarzanie wszystkich form dokumentacji jest kwestią niezbędną przy prowadzeniu firmy. Należy oddzielić te dokumenty, które mają być zarchiwizowane od tych, które są nam niezbędne przy codziennej pracy. Dobre zarządzanie to podstawa dobrej organizacji i zwiększenie skuteczności pracy. Archiwizacja jest do tego niezbędna, aby nie zatonąć w tonach dokumentacji.

Archiwizacja a zarządzanie, czyli DMS

Document Managment System, czyli DMS to nowoczesne oprogramowanie, które jest jednym ze sposobów zarządzania dokumentami. System ten pozwala zarządzać dokumentacją wewnętrzną firmy, jak i tą zewnętrzną, napływającą np. od klientów czy innych firm lub urzędów.

Zalety tego systemu

  • Optymalizacja kosztów i zaoszczędzenie czasu.
  • Wydajność oprogramowania i jego duża elastyczność.
  • Kompleksowy system archiwizacji dokumentów.
  • Bezpieczne przechowywanie danych.
  • Bezpieczna edycja danych.
  • Stworzony pod daną firmę, dedykowany dla jej potrzeb.

Warto zastanowić się nad wyborem tego systemu, które proponuje wiele firm. Jest to doskonały wybór dla dużych firm.

Archiwizacja dla małych firm

Mamy dwa sposoby archiwizacji. Zdecydowanie najbardziej popularny jest ten elektroniczny. Pozwala on na szybką edycję danych w różnych plikach w każdym momencie i jest dostępny dla wielu pracowników jednocześnie. Daje on możliwość edycji i obiegu dokumentów oraz kontroli różnych etapów edycji. Dzięki temu pracownicy z różnych działów mają wszystko w jednym miejscu. Zazwyczaj takie programy są wykonywane specjalnie pod potrzeby danej firmy, co znacznie usprawnia jej pracę.

Ręczna archiwizacja

Jeśli jednak prowadzimy małą firmę lub chcemy nadać naszemu biuru elegancji i szyku możemy zdecydować się na przesuwane regały, a co za tym idzie ręczną archiwizację. Wiele dokumentów jest nadal papierowych. Nie wszystko można załatwić za pomocą poczty elektronicznej. W takiej sytuacji postawienie regału w biurze, który można efektownie zaaranżować doda naszej placówce wiele klasy. Przy takim sposobie należy zastanowić się nad kupnem teczek, segregatorów i pudeł w ciekawych wzorach i kolorach. Jeśli firma ma swoją identyfikację firmy, warto zachować to również przy doborze regału. Można jednak odejść od tego. Regał powinien stanąć w miejscu dostępnym dla wszystkich. Archiwizacja dokumentów to przede wszystkim klarowny sposób uporządkowania wszystkich ważnych papierów. Mamy wiele regałów do wyboru są to m.in.:

  • Regały stacjonarne.
  • Regały rotacyjne.
  • Regały obrotowe.
  • Regały jezdne.

W kompletach do takich regałów są zazwyczaj lub też można wybrać samemu haczyki, przekładki, znaczniki. Te elementy znacznie ułatwią proces poszukiwania, ale też późniejszą archiwizację i dokładanie różnych dokumentów do danych działów ułożonych na regałach.

Jeśli mamy dużo dokumentów, które nie są niezbędne przy codziennej pracy, można oddać je do ręcznej archiwizacji prowadzonej przez specjalne firmy, które mają do tego celu przeznaczone specjalne archiwa. W przypadku nagromadzenia się znacznej ilości zbędnych papierów można oddać je do zniszczenia do firmy oferującej usługi zarządzenia i archiwizacji dokumentów.

 

 

 

 

Post a comment